Les pièces annexes de l’état civil : on y pense pas assez !

Qu’est-ce qu’une pièce annexe ?

Quand un couple désire se marier, il doit se livrer à certains préparatifs dont la cérémonie à la Mairie. Avant le jour J, il lui faudra fournir des pièces justificatives afin que l’officier d’état civil puisse établir l’acte de mariage en bonne et due forme :

• certificats de publication des bans ;
• extraits d’actes de naissance (ou s’ils demeurent introuvables, actes de notoriété, actes de baptême) ;
• attestations de domicile ;
• consentements ;
• certificats de nationalité ...

Ces documents, fournis par les futurs époux sont conservés un certain temps par les services de la mairie, normalement réunis dans un dossier à part puis regroupés en fin d’année. Ils sont ensuite versés au greffe du Tribunal civil de la même manière que le sont les registres de naissances, mariages, décès.

Certains ont cependant été conservés au sein même de la Mairie mais pas toujours.

De façon plus générale, les pièces annexes de l’état civil correspondent aux documents qui doivent être remis à l’officier d’état civil pour qu’il puisse rédiger ou transcrire un acte dans un registre d’état civil.

Peut-on retrouver les pièces annexes ?

Ces documents "temporaires" ne sont pas forcément conservés. Ils existent par ailleurs en tant qu’originaux et ne sont pas jugés utiles à long terme. Ils sont donc, en principe, détruits.

Toutefois certains ont subsisté et ont été transférés aux archives départementales, soit par le biais des greffes des tribunaux, soit par les communes. Ils s’en trouvent aussi certains qui ont été retrouvés au gré de tris, classements et archivages menés dans les locaux mêmes des services d’archives.

De par leur nature et les raisons pour lesquelles elles ont été constituées, les "pièces annexes" constituent donc des ensembles au contenu varié, concernant des lieux et périodes diverses, d’importance matérielle inégale.

Nous insisterons donc particulièrement sur le fait que la conservation de ces pièces est totalement aléatoire.

Intérêt

• Elles peuvent venir combler une lacune dans les registres d’état civil d’une commune ;
• elles peuvent préciser les dates et lieux de naissance d’une personne à des époques où les actes manquaient encore de précision ;
• elles peuvent faire découvrir des éléments de l’histoire familiale qui seraient restés inconnus car non répercutés dans les actes de naissance, mariage ou décès eux-mêmes.

Mais elles sont particulièrement intéressantes quand il s’agit de pièces se rapportant à des personnes nées à l’étranger.

Où sont ces pièces annexes ?

Vous l’aurez compris, elles sont disséminées dans des endroits divers ! Ce qui rend leur recherche compliquée, voire totalement aléatoire. On peut en effet tomber dessus en tournant les pages d’un registre de naissance, de mariage ou de décès : un acte intercalé entre deux pages, ou même tout un lot qui vient épaissir le registre.

Elles peuvent aussi avoir été réunies ensemble dans un dossier distinct et conservées en l’état par le greffe des tribunaux puis reversées aux AD. On trouve quelques uns de ces dossiers, avec les registres d’état civil.

D’autres de ces pièces annexes, sauvées de la destruction par un archiviste, ont été réunies par communes et classées en sous-série. Les pièces proviennent d’un versement du Tribunal de Grande Instance et contiennent surtout des publications de mariage.

Dans les fonds déposés par les communes, en série E dépôt (Archives communales), on en retrouvera également de belles séries.

Ne pas confondre avec :

• Les transcriptions : report par l’officier d’état civil d’un acte d’état civil établi ailleurs que dans sa commune ou d’une décision judiciaire ou administrative.
  
• Les mentions marginales : elles servent à établir une relation entre deux actes d’état civil, ou un acte d’état civil et une décision judiciaire ou administrative.